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SharePoint Online beinhaltet neben der Intranetverfügbarkeit auch eine sogenannte Public Facing Website. Heute zeige ich, wie wir diese schnell zur persönlichen Website machen und uns unsere eigene SharePointAdvent Seite bauen – ohne Code, ohne CSS Anpassungen.

Dazu gehen wir zuerst im Adminportal auf den Punkt Website bearbeiten:

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Nun landen wir zuerst im backend, wo wir die Seiten unserer Website sehen. Standardmäßig sind hier bereits Startseite, Wir über uns, Kontakt und Sitemap angelegt.

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Wenn wir die Startseite öffnen, sehen wir, dass es bereits vordefinierte Templates für die Public Facing Website gibt. Über einen Ribbon können wir die Seite verändern oder auch gleich Inhalte einfügen.

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Für unser SharePoint Advent Layout habe ich den Banner des Blogs bereits vorbereitet. Diesen Banner lade ich über den Punkt Text / Logo in die Website und ändere dann auch gleich den Text der Website.

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Als nächstes stelle ich das Farbschema um auf Pflaume:

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Dann wird noch die gewünschte Bannerpositionierung gewählt.

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Das im Design vorhandene Bild habe ich mit “kein Bild” aus unserem Layout entfernt.

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Nun fülle ich unsere Website noch mit ein bisschen Text und Bildern. Und schon ist die eigene Website fertig, anzusehen hier.

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Am heutigen 3ten Advent einmal eine kurze Vorstellung von Office 365 anhand des P-Plans. Bereits letzte Woche habe ich dazu eine Trial erstellt, die schnell eingerichtet ist. Eine Trial im P-Plan umfasst 10 User für 30 Tage, beim E-Plan sind es 25 User im E3-Plan, hier ist es sehr smart, da damit auch gleich Office professional plus mitgetestet werden kann.

Der P-Plan umfasst Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online.

Gleich nach dem Login auf https://portal.microsoftonline.com finden wir uns – als User – auf der Startseite wieder und können hier gleich in die Outlook Web Apps einsteigen, den Lync Client installieren oder auf die Teamwebsite zugreifen.

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Als Administrator sehen Sie in der Verwaltung gleich die am häufigsten verwendeten Befehle, z.B. Benutzerkennwörter zurück setzen.

Schnell einrichten eines Abos

Am schnellsten gehen Sie bei der Einrichtung eines neuen Abo’s so vor:

1. Domain hinzufügen und verifizieren.

2. Benutzer hinzufügen

Damit erhalten alle Benutzer auch gleich das korrekte Login mit der eigenen Domain. Für die Massenhinzufügung von Benutzeraccount können Sie sich eine CSV Datei direkt im Portal laden, ausfüllen und damit alle User sehr schnell hinzufügen.

Ich habe dazu die CSV Datei als Excel Datei gespeichert und fülle dort die Felder aus.

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Anzeigename und Benutzername habe ich hier noch nicht ausgefüllt, dies mache ich über eine Excel Formel, die ich kurz beschreiben möchte (alle Softwareentwickler sollen an dieser Stelle einfach zum Punkt: importieren weiterspringen). Ich verwende dazu in Spalte D, Zelle D3 folgende Formel:

=B3&” “&C3

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Danach fülle ich die restlichen Spalten mit dem nach unten kopieren aus.

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Wie schaut die gleiche Formel für das Feld Benutzername aus?

=B2&"."&C2&"@DOMAINNAME.com"

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Mit dieser Vorlage können Sie sehr schnell User eintragen. Die Datei wird dann als CSV gespeichert. Dies öffne ich dann in einem Editor und ersetze mit Suchen und Ersetzen das Semikolon durch ein Komma.

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Importieren der Benutzer

Nachdem nun alle User in der CSV Datei vorhanden sind, werden sie importiert.

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Die Überprüfung hat ergeben, dass alles korrekt ist:

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Nun die Region festlegen und Lizenzen zuweisen. Danach sind die User angelegt und die temporären Kennwörter werden erstellt.

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Schon sind alle meine SharePoint Advent Kollegen angelegt.

Mit Office 365 bietet sich eine super Gelegenheit in die Welt von SharePoint einzusteigen: keine eigene Installation eines Servers – sondern einfach mit ein paar wenigen Klicks, schon hat man sein eigenes SharePoint. Das möchte ich kurz herzeigen – anhand einer Trialversion von Office 365 – P-Plan. Der P-Plan ist geeignet für 1-25 User. Wer die Enterprise Features des E-Plans nicht benötigt, kann diesen verwenden.

Zunächst habe ich mich zu einer Trial angemeldet – die ist nach wenigen Minuten einsatzbereit.

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Mit SharePoint Online steht dann ein Portal zur Verfügung, mit dem Dokumente ausgetauscht werden können, verschiedene User schnell miteinander arbeiten können, Dokumente von überall abrufbar sind und ich auch eine eigene kleine Website sofort einsetzen kann (mehr dazu in einem späteren Blogpost). Zusätzlich kann ich darüber auch Access Datenbanken zur Verfügung stellen – die eigene DVD Sammlung schnell online.

Jede Menge Platz gibt es im P-Plan auch: 10GB pro Abonnement, zusätzlich 500 MB / Benutzer. Fass Sie mit externen Usern zusammenarbeiten wollen – im P-Plan können Sie dazu maximal 50 externe Benutzer einladen.

Einen Kalender in SharePoint Online hinzufügen

Ein Kalender ist in SharePoint Online schnell hinzugefügt. Zuerst einmal die Seite bearbeiten:

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Dann im Register bearbeiten auf “einfügen” klicken:

Abb028

Mit Klick auf Kalender ist der Kalender schon eingefügt.

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Dieser Kalender eignet sich hervorragend als Gruppenkalender und kann auch einfach in Outlook eingebunden werden. Der Vorteil ist dabei, dass er auch in Outlook immer mit SharePoint Online synchron ist und alle im Team immer die aktuellen Teamtermine abrufen können. Über Kalenderoptionen kann er mittels der Schaltfläche “Verbindung mit Outlook herstellen” mit Outlook verbunden werden.

Abb030

Tipp: dies ist übrigens auch eine hervorragende Möglichkeit, Gruppenkalender, die bisher in öffentlichen Ordnern geführt wurden, in SharePoint Online abzubilden.

Abb031

Der Kalender ist damit in Outlook eingebunden und kann dort ganz einfach verwendet werden!

Abb032

Viel Erfolg mit den ersten Schritten in Office 365!

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